E. Bedrijfsvoering

Een groot deel van de maatregelen rondom COVID-19 waren in 2021 vergelijkbaar met die in 2020. We waren er dan ook meer aan gewend, maar desondanks had COVID-19 ook in 2021 een grote invloed op onze bedrijfsvoering.

Invloed voor burgers, bedrijven en instellingen
Het gehele jaar hebben we de dienstverlening kunnen verzorgen. Voor een deel kon dat op afspraak bij onze balie en voor veel producten konden we de dienstverlening online aanbieden.
We zorgden voor de steunmaatregelen, zoals de Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) en de Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers (TOZO).
Om ondernemers juist in coronatijd beter van dienst te zijn sloten we beter aan op het centrale loket voor ondernemers (https://ondernemersplein.kvk.nl/ ). Hier kunnen ondernemers informatie vinden over regels en wetten die voorheen gelden. Ook voor het digitaal regelen van procedures en voor praktische bijstand kunnen zij hier terecht.
We besteedden, net als in 2020, veel aandacht aan de communicatie rond de coronacrisis. Onze inzet was gericht op het begrijpelijk en toegankelijk communiceren van landelijke maatregelen en ‘de moed erin houden’. Mede door COVID-19 en om aan te sluiten op de behoeften van onze inwoners communiceerden we meer online.
De stembureaus (voor de verkiezingen van de Tweede Kamer) richtten we in volgens de coronamaatregelen (zoals éénrichtingsverkeer, 1,5 meter afstand houden, hygiënemateriaal). Ook hebben we de stembureaus extra laten schoonmaken.

Invloed voor medewerkers
Ook in 2021 hebben onze medewerkers (voor wie dat mogelijk was) voor een groot deel thuisgewerkt. Dit thuiswerken en het digitaal vergaderen heeft de nodige invloed op onze digitale systemen.
We brachten regelmatig COVID-19- nieuwsbrieven uit om onze medewerkers te formeren over de gevolgen van COVID-19 in onze bedrijfsvoering.

Rechtspositie
De cao voor het gemeentepersoneel had een looptijd tot 1 januari 2021. In december 2021 is een onderhandelaarsakkoord voor een nieuwe cao bereikt. Besluitvorming over de nieuwe cao vindt plaats begin 2022. Een onderdeel van het akkoord voorziet in de toekenning van een éénmalige uitkering die nog betrekking heeft op 2021. In verband daarmee nemen we een verplichting op in de jaarrekening 2021. Daarnaast is de ABP pensioenpremie per 1 januari 2021 gestegen. De totale extra loonkosten vangen we op binnen de in de begroting 2021 geraamde bedragen voor de salarissen.   
In 2021 hebben wij in overeenstemming met het lokaal overleg met de vakbonden een nieuw sociaal statuut vastgesteld. Dat was nodig omdat de vorige versie aangepast moest worden aan het private arbeidsrecht. Het sociaal statuut bevat waarborgen en afspraken over de wijze waarop interne reorganisaties kunnen plaatsvinden. 

Integriteit
Ondanks het feit dat het private arbeidsrecht van toepassing is op medewerkers van onze gemeente blijft de Ambtenarenwet 2017 van toepassing. Op basis daarvan dienen wij verantwoording af te leggen over het gevoerde integriteitsbeleid. Er is een aparte gedragscode voor ambtenaren en bestuurders. Dit heeft in 2021 geen bijzonderheden opgeleverd.

Wet normering topinkomens
We hebben geen bijzonderheden met betrekking tot de wet normering topinkomens.

Personeelsbeleid en organisatieontwikkeling
We willen dat onze medewerkers op een goede manier in onze organisatie kunnen blijven werken. Dat noemen we duurzame inzetbaarheid. Dat blijft leidend in ons personeelsbeleid. We vinden het belangrijk dat onze medewerkers blijven leren en zich ontwikkelen. Hierbij stimuleren we de medewerker om zelf de regie in handen te nemen. We bieden daarom onze medewerkers sinds 2021 de gelegenheid om te werken met Good Habitz. Dit is een digitaal platform waarop medewerkers in overleg met hun leidinggevenden verschillende digitale trainingen kunnen volgen.
In 2020 vulden we ruim veertig vacatures in waaronder de vacature voor afdelingshoofd Middelen, teamleider Informatisering&Automatisering en teamleider Maatschappelijke Ontwikkeling. Hierbij merken ook wij dat de arbeidsmarkt krapper is geworden.

Planning en control
In de documenten van ‘planning en control’ maken we afspraken over de doelen, die we willen bereiken en over de verantwoording van deze doelen. Tot de 'planning en control' documenten behoren de kaderbrief, de begroting, de beleidsmatige voortgangsrapportages, de perioderapportages en de jaarrekening.
In 2021 brachten we de volgende verbeteringen aan in het 'planning- en controlproces':

• we maakten acht perioderapportages; deze perioderapportages koppelden we aan de vergaderingen van de gemeenteraad;
• we stelden een planning op met als doel de jaarrekening 2021 één raadsvergadering eerder vast te stellen.

Ook pasten we de Financiële Verordening aan en we maakten deze beter leesbaar. Tot slot werkten we aan de voorwaarden om te voldoen aan het Horizontaal Toezicht van de Belastingdienst (Horizontaal Toezicht betekent: wat wij controleren, controleert de Belastingdienst niet nog een keer).

Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid
We voeren onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie. Zoals aangegeven in het onderzoeksprogramma 2021, voerden wij onderzoeken uit die bijdragen aan het continu verbeteren van de organisatie. De nadruk lag vooral op het verbeteren van de processen, de interne beheersing (rechtmatigheid) en het risicomanagement.

Ook doen wij mee aan onderzoeken bij gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. Voor 2021 stond het onderzoek bij het Collectief Vervoer Zeeuws-Vlaanderen gepland. Door COVID-19 is dit onderzoek vertraagd en vindt uitvoering plaats in 2022. Onze gemeente levert hiervoor geen onderzoekscapaciteit zoals oorspronkelijk gepland.

Interne beheersing - Rechtmatigheid(sverantwoording)
Wij hebben, naast doelmatigheid en doeltreffendheid, ook grote aandacht voor rechtmatigheid. Rechtmatig handelen betekent dat wij voldoen aan wet- en regelgeving. In 2021 werd bekend dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college aan de raad niet vanaf 2021 verplicht is, maar (waarschijnlijk) vanaf 2022. Dit gaf ons meer ruimte om in 2021 verder te werken aan het verbeteren van onze administratieve organisatie en interne beheersing. Uit de tussentijdse rapportage van de accountant (Boardletter 2021) blijkt dat we op de goede weg zijn. Wij zijn in 2022 klaar om de verplichte verantwoording af te leggen.

Risicomanagement
Wij hebben onze (belangrijkste) risico’s in beeld. Om onze risico’s te beheersen namen we maatregelen. De (mogelijke) financiële gevolgen van de (rest)risico’s kwantificeren wij in onze begroting en jaarrekening. Wij verwijzen hiervoor naar de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’.

In 2021 hielden wij enkele workshops samen met de gemeente Goes. Deze workshops gingen over risico’s (kritische gebeurtenissen) op het gebied van jeugdhulp en de Wet maatschappelijke ontwikkeling (Wmo). Dit zijn twee pilots om te komen tot gestructureerd en systematisch risicomanagement. De organisatie startte in 2021 met de uitwerking van de resultaten van de pilots.

De geplande (fysieke) workshops frauderisicoanalyse gingen ook in 2021 door COVID-19 niet door. Deze workshops zijn bedoeld als start om te komen tot een organisatie brede frauderisicoanalyse. De beperkingen als gevolg van COVID-19 lijken nu echter langduriger te zijn. We onderzoeken dan ook in 2022 of een andere opzet om te komen tot een organisatie brede frauderisicoanalyse mogelijk is.

Horizontaal toezicht Belastingdienst
Wij sloten in 2012 een convenant horizontaal toezicht af met de Belastingdienst. Dit houdt in dat er sprake is van een samenwerking op basis van wederzijds begrip, transparantie en vertrouwen. Het convenant bevat afspraken over de kwaliteit van de aangiften en hoe beide partijen fiscale zaken zo actueel en efficiënt mogelijk afhandelen.

De Belastingdienst kondigde onlangs een aantal aanscherpingen en verduidelijkingen in het Horizontaal toezicht aan. Wij stelden in 2021 een plan van aanpak op om uiterlijk 31 december 2022 onze ambitie om aantoonbaar fiscaal in control te zijn waar te maken. De uitvoering van dit plan in 2022 moet ook leiden tot een nieuw convenant met de Belastingdienst per 1 januari 2023.

ICT Algemeen
De pandemie maakte eens temeer duidelijk hoe belangrijk een goede ICT-infrastructuur is. Sinds half maart 2020 werkt nagenoeg de gehele organisatie thuis, zo ook in 2021. Mede door de ICT-voorzieningen kunnen alle processen van de gemeenten gewoon doorgaan. Verder ondersteunende maatregelen, zoal het vergaderen via MS Teams voerden wij verder door.
Ook informatiebeveiliging en privacy spelen een belangrijke rol in deze nieuwe manier van werken, hiervoor namen wij ook een groot aantal maatregelen en verbeterden wij dit. In het onderdeel  “informatiebeveiliging en privacy” gaan wij hier verder op in.

In 2021 startte we ook met verdere modernisering van de ICT infrastructuur en het applicatie landschap. Zo maakten we een start met het meer werken vanuit de cloud door het treffen van voorbereidingen op de implementatie van Microsoft Office 365 en een aanbesteding van het zaaksysteem. Het zaaksysteem gunden we aan een leverancier, implementatie van Microsoft Office 365 vindt plaats in 2022.

Het was al met al een dynamisch jaar, waarbij er prachtige prestaties zijn geleverd. We zijn heel trots op alle medewerkers die hieraan bijdroegen.

Informatiebeheer
We zorgden ervoor dat onze burgers goede, betrouwbare en toegankelijke informatie krijgen. In 2021 hebben we veel voorbereidend werk gedaan voor een aantal belangrijke wetten die in 2022 ingaan. Hieronder lichten we toe, wat we aan voorbereidend werk hebben gedaan.

Wet open overheid (1 mei 2022)
De Wet open overheid bepaalt dat we uit onszelf informatie openbaar beschikbaar maken. We rondden een aanbestedingstraject af om een nieuw zaaksysteem aan te schaffen. Hiermee voldoen we in de toekomst beter aan de informatiebehoefte van zowel onze klanten als de organisatie zelf.

Archiefwet 2021 (verwachting zomer 2022)
Het nieuwe zaaksysteem helpt ons om informatie ook voor de volgende generaties beschikbaar en toegankelijk te houden. Hiervoor werkten we samen met het Zeeuws Archief. Samen onderzochten we hoe we verschillende digitale archieven digitaal kunnen overbrengen naar het e-Depot van het Zeeuws Archief. We keken hierbij naar ons bodemarchief, onze begraafplaatsadministratie en onze bestemmingsplannen.
Daarnaast digitaliseerden we de papieren personeelsdossiers.

Omgevingswet (1 juli 2022)
Voor de Omgevingswet bereidden we de overstap naar een nieuw softwareprogramma voor. Deze software sluit aan op de nieuwe wet- en regelgeving voor de leefomgeving. We zochten uit welke informatie we voor onze burgers en voor onszelf beschikbaar moeten stellen.

Wet digitale overheid (verwachting najaar 2022)
Volgens de regels van het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ maakten we in 2020 www.terneuzen.nl al digitaal toegankelijk. In 2021 volgden www.vliegendevaart.nl en terneuzen.raadsinformatie.nl. We zetten hiervoor een toegankelijkheidsverklaring op deze websites.

Net zoals in 2020 brachten we in 2021 veel fysiek archief over naar het Zeeuws Archief in Middelburg. In 2021 betrof dit onder andere ons volledige bouwarchief. We hebben daarbij aan het Zeeuws Archief de opdracht verstrekt om het bouwarchief volledig te laten digitaliseren. Dit gebeurt in gedeelten en de verwachting is dat in maart 2022 het hele bouwarchief openbaar en digitaal toegankelijk is. Dit geldt niet voor de bouwdossiers van ‘gevoelige’ gebouwen en bouwwerken. Door het bouwarchief te verhuizen naar het Zeeuws Archief en de digitaliseren ervan, beheren we zelf minder fysiek archief.

De fysieke cliëntdossiers voor schuldhulpverlening, de Participatiewet, bijzondere bijstand, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) blijven we zelf beheren en uitlenen. Door gebrek aan capaciteit zijn hier in de loop der jaren achterstanden ontstaan. In 2021 hebben wij personeel ingehuurd en dit zal ook voor het komend jaar nog het geval zijn.

Informatiebeveiliging en Privacy
De afhankelijkheid van digitale systemen, diensten en processen kwam in het laatste kwartaal van 2021 goed tot uitdrukking. De Log4j problematiek had ook effect op onze dienstverlening waardoor overgegaan moest worden tot het tijdelijk stopzetten van een klein onderdeel van de dienstverlening.

Mede door de kwetsbaarheid voor menselijk en technisch falen zijn we ook in 2021 geconfronteerd met datalekken, digitale verstoringen, incidenten en digitale criminaliteit.

Menselijk falen vormt nog steeds het grootste deel van de beveiligingsincidenten. Phishingmails, het gijzelen van bestanden, software, en computersystemen, het ontvangen van verleidelijke WhatsApp-berichten en virussen zijn de laatste jaren schrikbarend snel toegenomen in omvang.

De Baseline Informatieveiligheid voor de Overheden (BIO) is een belangrijk instrument voor informatieveiligheid. Samen met tien bestuurlijke principes die de VNG heeft geformuleerd vormt dit de basis voor de Informatiebeveiliging voor de komende jaren. Gelukkig is het aantal incidenten binnen onze gemeente meegevallen.

Door het voeren van een bewustwordingscampagne op het gebied van Informatiebeveiliging en Privacy hebben we de organisatie meegenomen in het vergroten van het kennisniveau rondom digitale veiligheid. Onze medewerkers beschikken over heel veel informatie. Zowel van het eigen personeel als van inwoners. Daarom zijn informatiebeveiliging en privacy heel belangrijke en actuele onderwerpen. En nu, door het vele thuiswerken, zijn ze misschien nog wel meer dan anders van belang.

Samen met onze functionaris gegevensbescherming en ons management vinden we het belangrijk om het bewustzijn van de medewerkers over privacy en informatiebeveiliging nog verder te vergroten. Daarom is besloten om het project ‘Samen DigiVeilig’ te starten. Door het volgen van diverse modules maken we iedereen (extra) alert op allerlei mogelijkheden van misbruik van informatie. En we informeren en benadrukken hoe het wél moet. Want wat kunnen en moeten wij doen om het lekken van info en misbruik maken van informatie te voorkomen?

In het ‘Samen DigiVeilig’-programma zijn vier modules beschikbaar: Brons, Zilver, Goud en Briljant. Natuurlijk beschikt niet iedereen over evenveel informatie. Daarom hoeft niet iedereen alle modules te doorlopen. En we hebben afgesproken om maatwerk te leveren waar dat nodig is.
Module Brons werd voor de zomervakantie 2021 afgerond. Brons is de basismodule die iedereen moet volgen. In december startten we met module Zilver. In januari 2022 ronden we dit af. We hopen in 2022 project ‘Samen DigiVeilig’ succesvol af te ronden.

De rollen, taken en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging en privacy die vastgelegd zijn in ons privacybeleid en privacyreglement hebben mede bijgedragen aan een grotere bewustwording. Het melden van beveiligingsincidenten is licht toegenomen ten opzichte van vorig jaar. Te vaak komt dezelfde fout naar boven: het versturen van een email aan de verkeerde persoon.

Goed merkbaar is de kennis die bij de inwoners aanwezig is op het gebied van privacy. Een aantal inwoners heeft gebruik gemaakt van het inzageverzoek om te achterhalen wat er met hun persoonsgegevens binnen de gemeente allemaal gedaan wordt. Dit betekent aan onze kant dat de verwerking en de databases op orde moeten zijn.

We richtten de stembureaus (verkiezingen Tweede Kamer) zo in, dat kiezers met een lichamelijke beperking zoveel als mogelijk zelfstandig hun stem kunnen uitbrengen.

We deden onderzoek naar de mening van onze inwoners over onze communicatie. Dit doen we iedere drie à vier jaar. De onderzoekresultaten gaan we gebruiken voor onze nieuwe communicatievisie voor 2022.

In 2021 kochten we circa 59% van het via inkoop- en aanbestedingstrajecten gerealiseerde inkoopvolume lokaal (Zeeuws-Vlaanderen) in. Dit percentage is gestegen ten opzichte van vorig jaar (53%).

Onze inkoopresultaten in 2021 zijn:

 
Met ‘selectieresultaat’ geven wij aan wat de opbrengst is van een meervoudig offertetraject. Het ‘selectieresultaat' berekenen wij door het verschil te nemen tussen de gemiddelde (markt)prijs van de aanbiedingen en de prijs van de geselecteerde aanbieding. In 2021 is het selectieresultaat gedaald en weer in lijn met voorgaande jaren. In 2020 was dit percentage vertekend door één Nationaal Openbare aanbesteding met als gunningscriterium laagste prijs voor een vierjarig raamcontract.

De besparingen ten opzichte van de ‘oude situatie’ kunnen we steeds moeilijker aangeven. Dit komt doordat we andere eisen stellen aan de leveringen en diensten. In 2021 waren dit onder andere het wagenpark (verduurzaming), onderhoud aan de E-installaties (andere eisen) verzekeringen en Reiniging en Inspectie van de Riolering. Om die reden zullen we  vanaf 2021 geen percentages meer opnemen .

We behandelden de volgende zaken:

We ondersteunden bij het opstellen en uitwerken van de Verordening Sociaal Domein en de procedure voor het toekennen van een vergunning voor de speelautomatenhal. Bij onze reguliere taken was er ten opzichte van 2020 een daling van het aantal bezwaren, maar afgezet tegen eerder jaren was dit een stijging.